Como líderes y gerentes, una de las cosas más importantes que debemos hacer es trabajar en el desarrollo profesional y personal de nuestros colaboradores. Mucho se ha dicho y escrito sobre el desarrollo y el “coaching” de los colaboradores: mejora el desempeño y los resultados, requiere retroalimentación constante, genera confianza y compromiso (o lo que ahora llaman “engagement”), mejora la motivación, etc. ¡Estoy completamente de acuerdo! Así que, como líder, ¿cómo lo haces? Mi mejor herramienta para esto es “La Reunión Individual”. Yo la hago cada quince días con cada uno de mis reportes directos, con una duración de una hora. En mi anterior posición de CEO, con nueve reportes directos, más 3 jóvenes de alto potencial a los cuales también les daba coaching, esto me tomaba un día completo por semana dedicado a Reuniones Individuales. Les puedo decir que este es el uso más valioso para mi tiempo, gracias a las mejoras en todos los puntos mencionados, y por consiguiente, en los resultados de la empresa. Como si fuera poco, esto también me permite mejorar como líder y gerente. Esta es la estructura de la “Reunión Individual”:
1.- BIENESTAR (10 minutos)
¿Cómo estás? ¿La familia, los hobbies/actividades, salud? ¿Qué estás haciendo por tu bienestar? ¿Vacaciones, balance de vida? ¿Cómo te sientes en la empresa/trabajo, en general? ¿En qué puedo ayudar? Dar seguimiento a compromisos anteriores y fijar nuevos.
2.- DESEMPEÑO (15 minutos)
¿Cómo van tus metas, indicadores y proyectos más importantes? Retroalimentar sobre el desempeño. Debatir nuevas ideas y acciones, para lograr el desempeño esperado (viendo hacia adelante). Dar seguimiento a compromisos anteriores y fijar nuevos (con responsable, recursos y fechas de entrega).
3.- DESARROLLO (35 minutos)
Dar seguimiento al plan de desarrollo establecido. Seguimiento al cumplimiento de las tareas establecidas. Aprendizajes de las tareas. Especificar los comportamientos y resultados esperados después de las actividades de desarrollo/aprendizajes (“¿Qué vas a hacer diferente en adelante?”). Determinar nuevas acciones (con sus compromisos). Dar retroalimentación sobre las brechas y los comportamientos observados, acorde con el plan de desarrollo. Solicitar retroalimentación sobre los avances en el plan de desarrollo propio. Dar seguimiento a compromisos anteriores y fijar nuevos (con responsable, recursos y fechas de entrega).
4.- COMPARTIR INFORMACIÓN Y VISIÓN HACIA ADELANTE (10 minutos)
Compartir información sobre cosas relevantes del entorno y la empresa, con su posible impacto en el trabajo. Compartir visión hacia adelante, nuevos retos, evolución deseada, etc.
Algunos pre-requisitos para que este esquema funcione de la mejor manera: a.- Evaluación de desempeño; b.- Evaluación/determinación de necesidades de desarrollo (plan de desarrollo individual); c.- Fijar objetivos y metas de desempeño y de desarrollo; d.- Conocimiento de la persona a la que se le va a dar “coaching”; e.- Habilidades/técnicas para dar (y recibir) retroalimentación. Muchas organizaciones han implementado buenos procesos para esto. En todo caso, se puede hacer con “lápiz y papel” y una buena conversación para establecerlo.