Una disciplina llamada Forecast
Este Blog lo escribimos en colaboración con mi colega de Cambridge Business Association (CBA) Flavio Lavaggi B.
Nos acercamos al cierre del primer trimestre y eso nos lleva a una evaluación sobre los resultados alcanzados versus los aprobados en el Budget 2024; ejercicio que generalmente cerramos antes del brindis de Navidad, luego de varias idas y vueltas hasta llegar a un acuerdo de los objetivos de corto plazo para la compañía.
La construcción de un Budget es un proceso que la mayoría de nosotros hemos experimentado. Este proceso, a menudo doloroso y consumidor de tiempo, implica habilidades de negociación, venta y hasta saber cómo presentar, para finalmente obtener la aprobación del Directorio.
Algunas empresas recurren a consultorías para facilitar este proceso ante un Directorio ambicioso, mientras que otras lo abordan internamente, a veces a riesgo de paralizar la operación o la toma de decisiones.
Un Budget bien elaborado nos proporciona mucho más que un objetivo anual, nos entrega un conjunto de indicadores de gestión que son como los signos vitales de una compañía.
Este ejercicio que tanto esfuerzo demandó, en mi opinión quedó obsoleto a la hora ser aprobado, y se convirtió en un yunque que toda la organización tiene amarrado a la pierna, limitando su potencial de crecimiento si no se le da continuidad a lo largo del año. Es aquí donde encontramos la importancia del Forecast, una disciplina que transforma el ejercicio del Budget en un documento dinámico, que vela no solo por el resultado final, sino por los indicadores claves de gestión, y así llevar a la empresa a maximizar su potencial.
El éxito de un Forecast parte del involucramiento de las distintas áreas de la compañía, desde áreas comerciales hasta recursos humanos y tecnología, así como otras específicas de cada industria, donde cada una contribuye en la generación de valor para cumplir el Budget, siendo ágiles en aprovechar oportunidades y mitigar riesgos.
Los datos sobre el valor del Forecast en los resultados son contundentes:
- Según McKinsey & Co. la agilidad que genera el Forecast trae un 70% más de probabilidades de estar en el cuartil superior de rendimiento organizacional.
- Según Ventana Research, las organizaciones que utilizan procesos de Budget y Forecast pueden alcanzar tasas de crecimiento de ingresos 2.5 veces mayores que aquellas que no lo hacen. La capacidad de anticiparse ágilmente a las tendencias del mercado y ajustar las estrategias de negocio es clave para este resultado.
- Según el International Journal of Forecasting, las empresas que adoptan prácticas de Forecasting mejoran la satisfacción del cliente hasta en un 20%. Esto se debe a una mejor capacidad para cumplir con los plazos de entrega, mejorar la disponibilidad del producto y responder a las necesidades del cliente de manera más efectiva.
Basado en mi experiencia, introducir la disciplina del Forecast puede generar cierto disturbio inicial, similar a cuando uno empieza un deporte o ir al gimnasio; sin embargo, cuando se entiende que es un ejercicio continuo de actualización del negocio, la perspectiva cambia. Lo resumo en dos puntos claves: i) Forecast debe ser mayor o igual que el Budget y ii) Forecast como un ejercicio Rolling Trimestral.
- Forecast debe ser mayor o igual que Budget: La teoría dice que un Budget bien hecho se cumple al 100%; pero si la organización se enfoca sólo en el cumplimiento del Budget, podría perder oportunidades de maximizar sus resultados diarios en un mercado siempre activo y dinámico. Esa es la clave del éxito de un negocio, maximizar su potencial continuamente, y ese es el chip que todos debemos tener sin importar nuestro rol dentro de la compañía. Este enfoque genera un impulso significativo en los equipos, fomentando la búsqueda constante de maximizar el rendimiento de las personas y la organización, convirtiéndonos en un atleta de alto rendimiento. Por otro lado, si nos enfocamos solo en el Budget, limitamos el crecimiento a ese ejercicio spot anual, dejando espacio para que la competencia nos pase por encima sin darnos cuenta.
- Rolling Forecast Trimestral: Sabemos que gran parte del éxito del negocio está en la ejecución, y para ello debemos saber qué estamos ofreciendo al mercado y con qué recursos contamos para poder hacerlo. Este ejercicio realizado de manera mensual, pero con una proyección trimestral, permite la integración de todas las áreas, monitorear los signos vitales del negocio (KPIs), identificar y/o reasignar recursos y lo más importante, evita las sorpresas porque nos permite accionar de manera oportuna a un entorno permanentemente cambiante.
Finalmente, este ejercicio llevado de forma permanente prepara a la organización para el desarrollo del siguiente Budget, y elimina las variables negativas de un ejercicio spot.
Te invito a conversarlo con tus pares y compartan sus experiencias, así como nosotros lo hacemos en los Directorios de CBA; quizás es una buena práctica que muchos ya tienen implementada, o quizás tienen otras herramientas que utilizan para mantener vivo el Budget a lo largo del tiempo, con el objetivo de consolidar dentro de sus equipos un liderazgo colaborativo enfocado en maximizar el potencial tanto de las personas como de la compañía.