La Ejecución del Plan Estratégico – Parte 2

Frecuentemente me refiero a la importancia para lograr el éxito en una organización de tener un Plan Estratégico claro y simple que todos puedan comprender y, de cómo elaborarlo. Ahora, vamos a ver cómo asegurar la adecuada ejecución del Plan Estratégico.

El artículo anterior sobre la ejecución, comencé a escribir sobre cómo asegurar que el Plan Estratégico de la organización se ejecute satisfactoriamente, algo que logran – apenas – el 15% de las organizaciones en el mundo(según un estudio de la consultora Bain & Co.).

Las organizaciones exitosas ponen mucho énfasis en una ejecución rigurosa y sistemática de su estrategia. Para lograrlo se requiere de una metodología de trabajo; lo que yo llamo el Sistema de Ejecución. Esto es un proceso altamente organizado (no un “software”), basado en un esquema de reuniones estructurado, que asegura que los planes establecidos se ejecutan, y que se detecta rápidamente cualquier desviación o incumplimiento.

Hay varias empresas que ofrecen metodologías o sistemas de ejecución. Todos tienen sus parecidos, sus cosas buenas y sus cosas no tan buenas. Es importante evaluarlas en base a la cultura y experiencia de la organización, así como a la naturaleza del negocio, para determinar cuál le conviene.

En mi opinión, lo más importante es que el nivel de complejidad de la metodología está en línea con el esquema de gestión de la organización. Si la metodología es más compleja, los colaboradores terminan “trabajando para el sistema”, en lugar de que el sistema trabaje para ellos, generando frustración.

En la edición anterior escribí sobre la Reunión Operativa. En esta edición, les contaré sobre la reunión más importante de todas, la Reunión Semanal de Ejecución.

REUNIÓN SEMANAL DE EJECUCIÓN: seguimiento a las acciones que se debe tomar para hacer avanzar las metas y/o los planes de acción establecidos en el Plan Estratégico.

En muchas organizaciones los jefes llevan una reunión semanal de seguimiento de actividades con sus reportes directos. En esta reunión, cada persona reporta las actividades que realizó la semana anterior.

Generalmente es una reunión muy poco productiva. El jefe pasa largo tiempo discutiendo con cada individuo sus actividades, en un “uno-a-uno”, mientras los demás se aburren, dedicándose a otras cosas (responder correos, chatear, jugar, etc.), y dejan de prestar atención.

Esta reunión con frecuencia dura varias horas. Todo esto hace que sea muy ineficiente y costosa para la empresa, desmotivando a los colaboradores.

Esta NO es la Reunión Semanal de Ejecución.

La Reunión Semanal de Ejecución también la lleva cada jefe con sus reportes directos, pero es muy diferente.

Esta reunión se lleva de una forma MUY RIGUROSA. Es decir, todas las semanas, el mismo día y a la misma hora, siguiendo la metodología.

Una de las causas más frecuentes por las que fracasa esta metodología es que se tolera que las personas no asistan, o se cambia de fecha y hora con frecuencia. Siempre digo que solo hay dos excusas aceptables para no asistir a la Sesión Semanal de Ejecución: ¡muerte y vacaciones! Deben lograr la disciplina para decir que no a cualquier otra actividad que se pretenda realizar a la hora que fije para esta reunión. Como siempre, el ejemplo y exigencia de los líderes, será la clave del éxito. Un buen indicador de cumplimiento es que una persona no debe faltar a más de seis reuniones en un año. Para implementar esta metodología, se requieren dos pasos previos:

1.- Fijar metas a cada miembro del equipo: máximo cinco metas, pero preferiblemente tres, en formato SMART (Simple, Medible, Alcanzable, del área de Responsabilidad y con un Tiempo establecido)

2.- Establecer los Indicadores Claves de Desempeño del negocio o departamento (Key Performance Indicators – KPI’s) Vamos a ver cómo funciona la Reunión Semanal de Ejecución. Asuman que hoy es la primera vez que la van a realizar. En esta PRIMERA Sesión, cada persona del equipo (jefe y reportes), debe presentar su PLAN para la semana. Para esto, cada uno explica las tres a cinco actividades que va a realizar esta semana que inicia, PARA HACER AVANZAR LAS METAS Y/O LOS PLANES DE ACCIÓN establecidos en el Plan Estratégico.

¿A qué me refiero?

Les voy a dar ejemplos:
- “Esta semana voy a elaborar el Reporte Mensual de Ventas”. Esta actividad, si bien es necesaria, NO hace aumentar las ventas.
- “Esta semana voy a elaborar un estudio de margen por línea de producto y por región de ventas, para determinar posibles áreas de optimización”. Est a SÍ es una actividad con potencial para mejorar los resultados.

El tiempo máximo por persona es de cinco minutos, en equipos pequeños de menos de 6 personas, y de tres minutos en equipos más grandes. AL GRANO. En mi experiencia, los tres retos clave para el éxito de esta metodología son:
1.- Lograr la disciplina de cumplimiento de la reunión en tiempo y forma

2.- Asegurar la calidad de las tareas planteadas, en base a su potencial para hacer avanzar las metas y/o los planes de acción establecidos

3.- Controlar el tiempo, buscando que las explicaciones de las tareas sean muy cortas, y a la vez claras Después de esta primera Sesión Semanal, todas las siguientes deben seguir rigurosamente el siguiente esquema:
a.- Rendición de Cuentas: cada persona debe indicar, de una forma muy clara y sintética, si cumplió o no, las tareas comprometidas y su impacto potencial. De igual forma, en equipos pequeños, cada persona tiene cinco minutos en total, y en equipos grandes, tres minutos.
b.- Revisión de KPI’s: una revisión rápida, enfocada en los indicadores que están fuera de los esperado, para determinar acciones de mejora. En total, esto debe durar alrededor de 10 minutos.
c.- Presentar el plan de la semana: al igual en la primera semana, cada miembro del equipo debe presentar su plan para la nueva semana (las tres a cinco actividades que va a realizar). Esta actualización está basada en el Plan Estratégico, los avances de la semana que termina y el análisis de los KPI’s.

La Sesión Semanal de Ejecución NO debe durar más de 90 minutos, y preferiblemente una hora. En mi último puesto ejecutivo, con un equipo de 11 personas en total, lográbamos realizar la reunión en una hora. ¡Aplícalo y me cuentas!